1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
CUSTOMODS, nom commercial de Cosinus – SARL [à compléter : dénomination sociale exacte à confirmer d’après le Kbis], société à responsabilité limitée au capital de [à compléter : montant du capital social], immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de [à compléter : ville d’immatriculation] sous le numéro [à compléter : SIREN et RCS], dont le siège social est situé 97 rue des Rosiers, 84700 Sorgues, France, ci-après « Customods ».
Courriel relatif aux données personnelles : contact@customods.com
Téléphone : 06 66 06 97 94
Adresse postale : 97 rue des Rosiers, 84700 Sorgues, France
Customods détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements décrits dans la présente politique.
2. Périmètre de la politique
Cette politique s’applique aux données traitées à l’occasion :
- de la consultation de la landing page ;
- d’une demande d’information, de faisabilité ou de devis ;
- d’une commande personnalisée ;
- de la réalisation d’une figurine à partir de photographies ;
- d’une prise de scan 3D en présentiel ;
- de la réalisation d’une figurine humoristique représentant une personne ou un animal ;
- de la conception d’un trophée, objet, accessoire ou projet sur mesure ;
- du suivi de production, de la validation d’un rendu ou d’un BAT ;
- de la livraison, du service après-vente et des réclamations ;
- d’une inscription volontaire aux communications commerciales ;
- d’une autorisation distincte de publication d’images.
Elle ne décrit pas les traitements propres à la boutique Shopify, qui relèvent d’une politique distincte.
3. Données susceptibles d’être collectées
3.1 Identité et coordonnées
Customods peut traiter les nom, prénom, civilité, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, adresse de livraison, société, fonction et informations nécessaires à la facturation.
3.2 Données relatives au projet
Peuvent être traités :
- les réponses au formulaire, messages, demandes et contraintes du projet ;
- les dimensions, échelles, poses, styles, inscriptions, logos, couleurs et options ;
- le devis, les validations, échanges, corrections, BAT et historique du projet ;
- les informations relatives aux rendez-vous de scan ;
- les données de commande, paiement, livraison et réclamation.
3.3 Photographies et vidéos
Le Client peut transmettre des photographies ou vidéos représentant :
- le Client lui-même ;
- un proche ou un tiers ;
- un mineur, sous la responsabilité de son représentant légal ;
- une personne décédée ;
- un animal ;
- un costume, un objet, une œuvre, un logo ou un environnement.
Une photographie permettant d’identifier une personne constitue une donnée à caractère personnel. Les photographies d’animaux ne sont pas, en elles-mêmes, des données personnelles, mais elles peuvent être associées à l’identité et aux coordonnées de leur propriétaire.
3.4 Scans 3D et fichiers de création
Customods peut traiter :
- les données brutes issues du scanner 3D ;
- la géométrie du visage et du corps, les textures et mesures ;
- les maillages, modèles 3D, fichiers STL ou formats équivalents ;
- les rendus, versions de travail, masques, retouches et fichiers d’impression ;
- les photographies de la création terminée.
Ces fichiers peuvent permettre de reconnaître la personne représentée et doivent donc être protégés comme des données personnelles lorsqu’ils se rapportent à une personne identifiable.
3.5 Données techniques
Lors de la navigation peuvent être traités : adresse IP, journaux techniques, type de navigateur, terminal, pages consultées, date et durée de visite, identifiants de cookies et choix de consentement.
3.6 Données de paiement
À ce jour, les paiements sont réalisés par virement bancaire directement sur le compte de Cosinus après acceptation du devis. Customods ne reçoit ni numéro complet de carte bancaire ni cryptogramme. Elle peut recevoir le statut du paiement, une référence de transaction et les informations nécessaires à la comptabilité.
4. Photos, scans 3D et données biométriques
Le RGPD qualifie de données biométriques les données résultant d’un traitement technique relatif aux caractéristiques physiques, physiologiques ou comportementales d’une personne lorsqu’elles permettent ou confirment son identification unique.
Customods utilise les photographies et scans 3D pour représenter une personne dans une création, et non pour l’authentifier, la reconnaître automatiquement ou confirmer son identité.
Customods n’effectue pas :
- de reconnaissance faciale ;
- de comparaison automatisée avec une base d’identités ;
- de contrôle d’accès ou d’authentification biométrique ;
- de profilage biométrique ;
- de vente de gabarits faciaux.
Dans ce cadre et sous réserve des caractéristiques exactes des outils employés, les photographies et scans restent des données personnelles, mais ne sont pas traités par Customods dans le but d’identifier une personne de manière unique au sens de l’article 9 du RGPD.
5. Finalités et bases légales
5.1 Répondre aux demandes et établir un devis
Finalités : analyser la demande, échanger avec le prospect, évaluer la faisabilité, proposer une solution et établir un devis.
Base légale : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne. Pour les données d’un tiers représenté sur les photos, la base est appréciée selon la situation, notamment l’intérêt légitime de traiter la demande avec des garanties renforcées et le respect des droits de la personne représentée.
5.2 Exécuter la commande personnalisée
Finalités : organiser le scan, concevoir, modéliser, produire, peindre, valider, livrer et assurer le service après-vente.
Base légale : exécution du contrat conclu avec le Client.
Lorsque les données concernent une personne représentée qui n’est pas le Client, l’exécution du contrat avec le Client ne constitue pas automatiquement la base légale applicable à cette autre personne. Customods vérifie alors l’autorisation, le contexte et la base pertinente avant de poursuivre.
5.3 Gérer les paiements, factures et obligations légales
Finalités : encaissement, facturation, comptabilité, prévention des impayés, obligations fiscales et preuve des opérations.
Bases légales : exécution du contrat, respect d’obligations légales et intérêt légitime à établir ou défendre les droits de Customods.
5.4 Prévenir la fraude et sécuriser les systèmes
Finalités : journalisation, détection d’incidents, protection des fichiers, continuité d’activité et prévention des usages abusifs.
Bases légales : intérêt légitime de Customods à sécuriser ses activités et, le cas échéant, respect de ses obligations légales.
5.5 Prospection commerciale
Customods peut adresser des communications sur des services analogues à ses clients, dans les limites légales, en leur permettant de s’y opposer simplement et gratuitement.
Pour les prospects et pour les communications nécessitant un consentement préalable, la base légale est le consentement. Le désabonnement est possible à tout moment.
5.6 Publication et communication
La présentation d’une photographie, d’un scan, d’un rendu, d’une figurine reconnaissable ou du récit d’un projet sur le site, les réseaux sociaux, un catalogue, un salon ou un support publicitaire repose sur une autorisation distincte.
Le refus de cette autorisation n’empêche pas la réalisation de la commande et n’entraîne pas de surcoût.
L’autorisation précise au minimum les contenus concernés, les supports, les finalités, la durée et, si nécessaire, le territoire. Elle peut être retirée pour l’avenir, sans remettre en cause les utilisations licites déjà réalisées ni les contraintes matérielles liées à des supports déjà imprimés.
6. Personnes représentées autres que le Client
Le Client doit signaler lorsque les fichiers transmis représentent une autre personne.
Il s’engage à disposer d’un motif légitime pour transmettre ces éléments et, lorsque cela est requis, de l’autorisation de la personne représentée ou de ses représentants légaux.
Customods peut demander une attestation ou un justificatif adapté, notamment pour :
- une création représentant un mineur ;
- une création représentant une personne qui n’est pas le Client ;
- une utilisation professionnelle, commerciale ou publique ;
- une photographie provenant d’un photographe ou d’un tiers ;
- une demande présentant un risque d’atteinte à la vie privée, à la dignité ou à la sécurité.
Customods peut refuser ou suspendre un projet en cas de doute sérieux sur l’autorisation, la licéité ou les droits de la personne représentée.
Lorsque les données n’ont pas été recueillies directement auprès de la personne représentée, Customods met en œuvre l’information requise par l’article 14 du RGPD, sous réserve des exceptions légalement applicables. Le Client peut transmettre à la personne concernée un exemplaire de la présente politique, sans que cette démarche libère Customods de ses propres obligations.
7. Mineurs
La landing page et la conclusion des commandes sont destinées aux personnes majeures.
Une création représentant un mineur doit être commandée ou autorisée par une personne exerçant l’autorité parentale ou disposant du pouvoir nécessaire. Customods peut demander une confirmation de cette qualité.
Lorsque plusieurs titulaires de l’autorité parentale doivent consentir à une publication ou à un usage particulier, Customods peut demander leurs autorisations.
Les images de mineurs ne sont jamais utilisées à des fins de communication sur le seul fondement de l’exécution de la commande. Une autorisation spécifique, facultative et distincte est nécessaire.
8. Personnes décédées
Les données des personnes décédées ne relèvent pas du RGPD dans les mêmes conditions que celles des personnes vivantes. Leur mémoire, leur dignité, les droits des proches, le droit à l’image, les droits d’auteur et les engagements antérieurs peuvent néanmoins demeurer applicables.
Customods peut demander au Client de justifier sa qualité ou son lien avec la personne représentée et refuser un projet susceptible de porter atteinte aux droits ou intérêts légitimes de tiers.
9. Données sensibles et informations à ne pas transmettre
Le Client ne doit pas transmettre de données sans lien nécessaire avec le projet, notamment des documents d’identité complets, coordonnées bancaires, dossiers médicaux, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé ou informations intimes.
Si une caractéristique sensible est nécessaire à la représentation demandée, Customods limite le traitement à ce qui est strictement utile et détermine préalablement une base légale adaptée.
Customods peut supprimer ou demander le remplacement de fichiers excessifs ou manifestement inappropriés.
10. Destinataires des données
Dans la limite de leurs attributions, les données peuvent être accessibles :
- aux dirigeants, collaborateurs ou prestataires autorisés de Customods ;
- au prestataire d’hébergement de la landing page ;
- aux services de messagerie, stockage, sauvegarde et transfert de fichiers ;
- aux prestataires de devis, signature électronique, facturation et paiement ;
- aux transporteurs pour les seules données nécessaires à la livraison ;
- aux prestataires de modélisation, scan, traitement d’image, impression ou fabrication lorsqu’ils interviennent sur le projet ;
- aux conseils, experts-comptables, assureurs et autorités légalement habilitées ;
- aux outils d’intelligence artificielle uniquement dans les conditions décrites ci-dessous.
Customods ne vend ni ne loue les photographies, scans 3D ou fichiers personnels.
La liste à jour des catégories de destinataires et, lorsque nécessaire, l’identité d’un prestataire peut être demandée à contact@customods.com.
11. Outils d’intelligence artificielle et services de modélisation
Certains projets peuvent nécessiter un outil d’assistance à la modélisation, à la reconstruction 3D, au détourage, à l’amélioration d’image ou à la préparation d’un fichier.
Avant d’y déposer une donnée personnelle, Customods doit :
- vérifier les conditions contractuelles et de confidentialité du prestataire ;
- déterminer son rôle de sous-traitant ou de responsable distinct ;
- vérifier les lieux de stockage et les transferts internationaux ;
- désactiver, lorsque l’option existe, l’utilisation des données pour entraîner ou améliorer des modèles généraux ;
- limiter les fichiers et métadonnées au strict nécessaire ;
- utiliser un compte professionnel et des réglages de confidentialité adaptés ;
- informer le Client lorsqu’un recours à un tel outil est significatif pour son projet.
Liste des outils susceptibles de recevoir des photographies, scans ou modèles : [à compléter : après audit — nom, finalité, pays, durée, entraînement activé ou non].
12. Sous-traitants
Customods sélectionne des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de confidentialité et de sécurité.
Lorsque le prestataire agit comme sous-traitant, un contrat conforme à l’article 28 du RGPD encadre notamment :
- l’objet, la durée et la finalité du traitement ;
- les catégories de données et de personnes ;
- les instructions de Customods ;
- la confidentialité des personnes autorisées ;
- la sécurité, les sous-traitants ultérieurs et les violations ;
- l’assistance pour les droits des personnes ;
- la restitution ou la suppression des données en fin de prestation.
13. Transferts hors de l’Union européenne
Certains services numériques peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.
Customods vérifie que ces transferts reposent sur :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- des clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de mesures complémentaires ;
- des règles d’entreprise contraignantes ;
- ou une autre garantie autorisée par le RGPD.
Liste des transferts effectifs : [à compléter : après audit des prestataires].
Une copie des garanties ou des informations sur leur accessibilité peut être demandée à contact@customods.com, sous réserve de la protection des secrets d’affaires.
14. Durées de conservation
Customods applique les durées suivantes, sous réserve d’une obligation légale différente ou d’un contentieux :
14.1 Prospects
Les données d’un prospect sans commande sont conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Les photographies et fichiers techniques transmis pour une simple étude de faisabilité sont supprimés plus tôt lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, au plus tard six mois après la clôture de la demande.
14.2 Clients et documents contractuels
Les devis acceptés, contrats, validations, BAT, échanges essentiels et preuves de la commande sont conservés pendant la relation contractuelle puis archivés pendant la durée nécessaire à la preuve et à la défense des droits, généralement cinq ans.
Les factures et pièces comptables sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
14.3 Photographies sources et scans bruts
Les photographies sources et scans bruts sont conservés pendant le projet puis pendant [à compléter : six mois après livraison recommandé] afin de permettre les corrections immédiates et le service après-vente.
Ils sont ensuite supprimés ou anonymisés, sauf :
- demande du Client de les conserver pour une nouvelle commande ;
- accord distinct pour un archivage plus long ;
- litige, obligation légale ou nécessité probatoire précisément identifiée.
Une conservation de réassort ou de nouvelle fabrication peut être proposée pour une durée maximale de [à compléter : trois ans à confirmer], avec possibilité de retrait pour l’avenir.
14.4 Fichiers de production et preuve de conformité
Les modèles finaux, paramètres utiles à une réparation, photographies du produit terminé et éléments de preuve peuvent être conservés pendant la durée des garanties applicables, puis archivés de manière restreinte si nécessaire à la défense des droits.
Les versions intermédiaires inutiles sont supprimées à l’issue du projet.
14.5 Réclamations
Les dossiers de service après-vente et de réclamation sont conservés pendant le traitement puis pendant la durée nécessaire à la preuve, généralement cinq ans à compter de la clôture.
14.6 Prospection
Les données utilisées à des fins de prospection sont conservées pendant la relation commerciale puis trois ans à compter de sa fin pour les clients, ou trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact du prospect.
14.7 Publication
Les autorisations et preuves relatives au droit à l’image sont conservées pendant la durée de l’utilisation autorisée et le temps nécessaire à l’établissement des droits.
Les contenus publiés sont retirés pour l’avenir en cas de retrait valable de l’autorisation, dans un délai raisonnable et sous réserve des limites expliquées lors du recueil.
15. Sécurité et confidentialité
Customods met en œuvre des mesures adaptées aux risques, notamment :
- accès limité aux personnes qui en ont besoin ;
- comptes individuels et mots de passe robustes ;
- authentification renforcée lorsque disponible ;
- chiffrement ou lien sécurisé pour les transferts sensibles ;
- sauvegardes protégées ;
- mises à jour des appareils et logiciels ;
- séparation raisonnable des fichiers de production et des contenus de communication ;
- suppression sécurisée à l’expiration des durées ;
- prudence particulière pour les fichiers représentant des mineurs.
Aucun système n’offre une sécurité absolue. Customods réévalue ses mesures en fonction des outils et risques.
16. Violation de données
Customods documente les violations de données personnelles et prend les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences.
Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés, elle est notifiée à la CNIL dans les meilleurs délais et, si possible, dans les soixante-douze heures suivant sa constatation.
Lorsqu’elle est susceptible d’engendrer un risque élevé, les personnes concernées sont également informées dans les conditions du RGPD.
17. Droits des personnes
Selon la base légale et la situation, toute personne concernée peut exercer :
- son droit d’accès ;
- son droit de rectification ;
- son droit à l’effacement ;
- son droit à la limitation ;
- son droit d’opposition, notamment à la prospection ;
- son droit à la portabilité des données qu’elle a fournies ;
- son droit de retirer son consentement pour l’avenir ;
- son droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions prévues par le droit français ;
- son droit de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires significatifs.
Customods ne prend pas de décision contractuelle fondée exclusivement sur un traitement automatisé de photographies ou scans.
18. Exercice des droits
Les demandes peuvent être adressées à :
- contact@customods.com ;
- ou 97 rue des Rosiers, 84700 Sorgues, France.
La demande doit permettre d’identifier la personne et les données concernées. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable, et seules les informations strictement nécessaires sont alors sollicitées.
Customods répond dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses, après information de la personne dans le premier mois.
Les droits peuvent être limités lorsqu’une conservation reste nécessaire au respect d’une obligation légale, à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou à la protection des droits d’un tiers.
19. Réclamation auprès de la CNIL
Si une personne estime, après avoir contacté Customods, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut saisir :
Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL
3 place de Fontenoy — TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr
20. Cookies et traceurs
La landing page utilise :
- des traceurs strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité ;
- des traceurs de mesure d’audience : Google Analytics 4 (identifiant G-PH6KYH8N4N), bloqué tant que les cookies d’analyse ne sont pas acceptés ;
- des traceurs publicitaires : Meta Pixel (identifiant 1242490783124144), bloqué tant que les cookies marketing ne sont pas acceptés.
Les traceurs non strictement nécessaires ne sont déposés qu’après un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque. Refuser est aussi simple qu’accepter.
Le choix de l’utilisateur est conservé pendant [à compléter : six mois recommandé], puis sollicité de nouveau si nécessaire. La durée de vie de chaque traceur est limitée à ce qui est nécessaire et indiquée dans le gestionnaire de consentement.
L’utilisateur peut modifier son choix à tout moment depuis le lien « Gérer mes cookies » présent en pied de page.
21. Réseaux sociaux et contenus intégrés
Des boutons, vidéos ou contenus intégrés provenant de réseaux sociaux peuvent permettre à ces plateformes de collecter des données, notamment lorsque l’utilisateur est connecté à son compte.
Lorsque ces contenus déposent des traceurs non nécessaires, ils restent bloqués jusqu’au consentement.
Les traitements réalisés directement par les plateformes relèvent également de leurs propres politiques. Customods identifie les responsabilités conjointes éventuelles pour les pages professionnelles et campagnes publicitaires.
22. Caractère obligatoire des données
Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à la demande, établir un devis ou exécuter la commande.
Sans coordonnées suffisantes, Customods ne peut pas répondre ou livrer. Sans photographies, scan ou spécifications adaptées, certaines créations ne peuvent pas être réalisées.
Les données demandées uniquement pour la prospection ou la publication sont facultatives. Leur refus n’affecte pas la commande.
23. Modification de la politique
Customods peut modifier la présente politique pour tenir compte d’une évolution légale, technique ou de ses prestataires.
La date de mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle concernant un traitement en cours, Customods informe les personnes concernées par un moyen approprié.